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この漢字なんて読む?この使い方で合ってる?ビジネスシーンで役立つ「きちんとフレーズ」

リード

電話を切ったあとやメールを打つときに、「あの言葉って適切だったかな」「読み方や使い方を間違えていないかな」と検索した経験がある方は多いはず。丁寧で気品のあるビジネスパーソンに近づくために、正しい言葉遣いをマスターしていきましょう。本記事では、電話やメール、打ち合わせなどのシーンで活用できる「きちんと言葉(フレーズ)」をご紹介します。人間関係を円滑にする表現や言い換えについても解説するので、コミュニケーション力を高めたい方はぜひ参考にしてくださいね。

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コラムサマリ

1. その読み方間違っているかも!この漢字読めますか?

2. 美しい言葉遣いがコミュニケーションを円滑にする

3. その一言で差がつく!電話で使える「きちんと」言葉

3-1.① NG:(目上の人へ)ご苦労さまでした。感謝しています。

3-2.②NG:電話をかけていきなり「もしもし、○○さん……の件なんですが」

3-3.③社外の人に対しては、自社の人へ敬語を使わない

3-4.④それは無理です、できません。

3-5.⑤その件について私は知りません。

4. 実際の文面を添削!メールで使える「きちんと」言葉

5. ちょっとした言い換えで、ポジティブで美しい印象に!

本文

その読み方間違っているかも!この漢字読めますか?

さっそくですが、まずはクイズからスタートしましょう。ビジネスシーンでよく見かけるものの、読み方に迷ってしまうこのフレーズ。あなたは読めますか?

当に:あることが確実なさま。本当に。

①とうに   ②まさに   ③あたるに

正解は「②まさに」。少しかしこまった表現ですが、ビジネスシーンでは出てくることもしばしば。「とうに」、「あたるに」と読まないよう注意しましょう。

一段落:物事の区切り。きりがつくこと。

①いちだんらく   ②ひとだんらく

一般的には「ひとだんらく」と読まれることも多いですが、正解は「①いちだんらく」です。ひとだんらくも間違いではありませんが、すべての語を音読みするほうが伝統的で正しいとされています。

早急:非常に急を要するさま。至急。

①そうきゅう     ②さっきゅう

多くの方が間違えているこの漢字。「そうきゅう」でも意味は通じますが、正解は「②さっきゅう」です。

重複:同じ物事が重なっているさま。

①じゅうふく      ②ちょうふく

こちらもどちらの読み方でも意味が通じますが、正しくは「②ちょうふく」です。「メールの内容と重複してしまいますが……」といったように、ビジネスシーンでは頻出のフレーズです。
何問正解できましたか? 日本語には、読み方に迷う漢字がたくさんあります。なんとなく読み流すのではなく、疑問に思った言葉は都度調べるなどして“自分の辞書”を厚くしていきましょう。

美しい言葉遣いがコミュニケーションを円滑にする

少し話をしただけで、“なんだか素敵だな”と思わせる方っていますよね。見た目や所作はもちろん、実は「言葉遣い」も重要なポイントです。正しい日本語を使って、丁寧に受け答えしている人は周囲からも好感を得られやすいもの。人間関係を円滑にして、仕事での成果を出すためにも、正しい言葉遣いを勉強していきましょう。

その一言で差がつく!電話で使える「きちんと」言葉

相手の表情が見えない分、対面でのコミュニケーションより難易度が上がる「電話」。聞き取りや伝えることに集中するあまり、言葉遣いにまで配慮できないことも多いですよね。電話口でもスムーズに対応できるよう、「きちんと言葉」を覚えておきましょう。

① NG:(目上の人へ)ご苦労さまでした。感謝しています。

クライアントや上司など、目上の人への「ご苦労さまでした」は不適切。相手を労うときには「お疲れさまでした(お疲れさまでございました)」、感謝を伝えるときには「お力添えいただきありがとうございました」「大変勉強になりました。ありがとうございます」のほうがスマートです。

②NG:電話をかけていきなり「もしもし、○○さん……の件なんですが」

自分から電話をかけるときにやってしまいがちなのが、一方的に会話をはじめて要件を伝えてしまうこと。電話をかける=相手の時間をもらう、という意識を持ち、「今お電話よろしいでしょうか?」と一言かけましょう。忙しいタイミングに電話をしたときには「お忙しければ改めます」、話す内容が決まっている場合には「○分ほどお時間いただきたいのですが」など、配慮する姿勢が大切です。

③社外の人に対しては、自社の人へ敬語を使わない

うっかり出てしまう間違いとして多いのが、社外の相手に対して自社の人間を敬う表現を使うこと。「●●部長は外出していらっしゃいます」「〇〇もおっしゃっていました」など、役職名や「さん」付け、尊敬語などは使わないように注意しましょう。

④それは無理です、できません。

断るときこそ、丁寧な対応を心がけましょう。突き放すように「無理です」「できません」と言うのではなく、「いたしかねます」「恐れ入りますが、ご対応しかねます」といった言葉をチョイス。この小さな配慮がトラブルの回避にもつながります。

⑤その件について私は知りません。

お断りのフレーズと同様、「知りません」もややぶっきらぼうに聞こえてしまいます。「存じ上げません」「把握できておらずすみません。確認してご連絡いたします」と伝えたほうが丁寧に聞こえ、相手からの印象も良くなります。

実際の文面を添削!メールで使える「きちんと」言葉

文字だけのコミュニケーションであるからこそ、メールではより丁寧な言葉遣いが求められます。次の文面を見て、下線部がなぜ不適切なのか、そしてどう改善できるのかを考えてみましょう。

件名:先日はありがとうございました※1

 

本文:○○会社 〇〇様

お世話になっております。××です。

先日のお打ち合わせではありがとうございました。契約書面は3日後までにとおっしゃっていただいたかと思うのですが、いつ送ってもらえるのでしょうか?早めに送っていただけると嬉しいです。※2

また、次の会議についても決めたいと思います。来週の水曜日14:00、金曜日15:00か17:00、再来週の月曜日11:00でご都合良い日があれば教えてください。※3

宜しくお願いいたします。

××社 ××

まず改善すべきなのが「件名」です。「先日はありがとうございました」や「お久しぶりです」といったように、要件が不明瞭だと本文を読むまで相手に内容が伝わりません。短文かつ明瞭な件名を心がけましょう。
また、※2のような詰問調や※3のようにダラダラとした長文も不適切。とくに、打ち合わせ日程は箇条書きにして「日付(曜日)時間」を明確にするなど、認識の相違が発生しないよう工夫しましょう。

好感度アップ!添削後のメール

件名:〇〇書面送付のお願い

 

本文:○○会社 〇〇様

お世話になっております。××です。

先日のお打ち合わせではありがとうございました。

 

お打ち合わせ中に議題に上がった○○書面のほうですが、その後いかがでしょうか。お忙しいところ恐縮ですが、明日午前中までにご送付いただけますと幸いです。

 

また、次回の会議につきましては、以下のいずれかでいかがでしょうか。

 

16日(水)14:00

18日(金)15:00、17:00

21日(月)11:00

 

ご都合良い日をお知らせくださいませ。

引き続き、宜しくお願いいたします。

 

××社 ××

ちょっとした言い換えで、ポジティブで美しい印象に!

最後に、いつもの会話に気品をプラスする「言い換え言葉」をご紹介します。ほんの少しの言葉の変化が、あなたをポジティブで美しい印象に変えてくれるはずですよ。

・つまらないものですが→気持ちばかりですが、お口に合えば嬉しいです。

・そっち、あっち→そちら、あちら

・すごく→大変、この上なく

・大丈夫ですよ→差し支えありません

・不器用な人→いつも一生懸命な方

・優柔不断なタイプ→慎重な方、熟考される方

・神経質で細かい人→丁寧で細部まで気を配る方

マナーを気にしすぎて引っ込み思案になるのはよくないですが、美しい言葉はあなたの印象をもっと良くしてくれるはず。本記事や“素敵なあの人”の話し方を参考に、丁寧できれいな言葉遣いを学び、コミュニケーションを円滑に進めていきましょう。

この記事の執筆協力

執筆者名

山本 杏奈

執筆者プロフィール

金融機関勤務を経て、フリーライター/編集者に転身。現在は企業パンフレットや商業誌の執筆・編集、採用ページのブランディング、ウェブ媒体のディレクションなど、幅広く担当している。

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